Come essere produttivi in ufficio

Come essere produttivi con le to do list

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Cosa sono le to-do-list

La tentazione più forte all’inizio di questo post, quella che renderebbe chiare tutte le idee su quello che succederà qui ora, sarebbe una bella lista di argomenti che andrò a trattare, o meglio l’argomento di questo post sviscerato nelle sue dimensioni.

Per capire chiaramente. Oggi parlerò di come le liste permettono di migliorare la propria produttività. Facciamo lo schema, l’indice, così entriamo nel vivo dell’argomento.

  • Introduzione (ci siamo già dentro): cosa sono le liste.
  • La lista nel momento in cui devo autogestirmi.
  • La lista della spesa accorcia il tempo di permanenza nel supermercato.
  • Depennare le voci della lista: la goduria dei produttivi.
  • Conclusione: i vantaggi della lista in sintesi

Ecco qua in sintesi ciò di cui parlerò in questo post. In un prossimo post scriverò di come si acquisisce l’abilità di formulare liste in fretta e bene; anche se in questo caso la mia non era una lista, ma la struttura di un tema.
La lista vera e propria è ad esempio la scaletta dei post che voglio fare uscire, il così chiamato “calendario editoriale” di chi vuole posizionarsi sul mercato utilizzando il blog.

 

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Per non sbagliare, teniamo a mente la lista più elementare di tutte: la lista della spesa. Passiamo alla prima parte del corpo centrale della mia argomentazione.

Autogestirmi meglio grazie alla lista

Siamo entrati definitivamente io credo nell’epoca dello smart working. L’ha deciso un virus al posto nostro. Io lavoro in smart working da ormai 11 anni, ho cambiato svariate volte tastiere e mouse, monitor e pc, arredamento, per rendere il mio lavoro altamente efficiente in questi 11 anni. Non che dipenda solo da quello ovviamente, ma chi lavora presso terzi non ha questa problematica e nel suo salotto non è detto che abbia una postazione informatica come ce l’ho io.

Sai qual è il nemico numero 1 dello smart working? Non dopo un mese, non dopo 3 mesi: fino a lì è tutto bello. Quando sei tu e il tuo lavoro, decidi tutto tu: decidi se vestirti oppure no, se lavarti oppure no (non fare quella faccia, ci sono passata), quando mangiare oppure no, se mangiare davanti al monitor oppure no, se giocare 5 minuti, se prendere un altro caffè oppure no, se fumare un’altra sigaretta oppure no. E posso continuare. Ho visto andare via tante di quelle giornate senza rendermene conto che, in quanto a varietà di modo di procrastinare, posso dopo 11 anni di onorata carriera vantarmi di saperne abbastanza.

La salvezza si chiama lista. La salvezza dello smart working si chiama lista delle cose da fare. Ossia metodo per iscritto.

Todolist – La lista della spesa accorcia il tempo di permanenza nel supermercato

Programmare la giornata è stata la chiave di volta che ha permesso che io transitassi da dilettante a libero professionista, da improduttiva impenitente a libero professionista con partita iva. Il passaggio è stato possibile grazie all’acquisizione di un abito mentale molto semplice. Mi dissi:

Mariangela, fai la lista delle cose che farai questa settimana. Questo mese, quest’anno e programma l’anno prossimo.

Com’è possibile farlo? Chiese il mio lato procrastinante (tutti abbiamo una maledetta scimmia che ci fa perdere credibilità e tempo se le diamo retta).

È possibile prendendo dei fogli e scrivendo tanti bellissimi punti elenco, componendo come detto, 4 liste:

  • lista della settimana (suddivisa in giornate);
  • lista del mese (o progettazione su singola commessa);
  • lista dell’anno (progettazione esecutiva del proprio sviluppo di carriera);
  • lista dell’anno prossimo (ambizioni lavorative e relativa progettazione).

Una roba da pazzi!

Si, all’inizio mi sentivo ridicola, maniaca del controllo, eccessiva nella programmazione. La scimmia in sostanza non smetteva di deridermi.

Lascio un avvertimento.
Non riuscirai a compilare la prima lista così facilmente, per un motivo semplice: la lista richiede visionarietà.
Per fare la lista della spesa per te e per la tua famiglia devi sapere:

  • budget;
  • obiettivi: che voglio cucinare (menu) e cosa manca in casa a parte il cibo;
  • per chi: piace a tutti quello che mangeremo? Cosa serve agli altri componenti?

O sarà una spesa malfatta che mi farà tornare al supermercato diverse volte, con dispendio di tempo e di energie. E magari quella cosa che mi serviva era in offerta il giorno prima e io non l’ho presa. Ma da qui in poi si prosegue parlando di sfiga… Non è il caso.

Tuttavia si può iniziare elencando le incombenze e quelle cose che si fa tanto fatica a fare. Una volta tolte le zavorre pesanti, l’orizzonte si apre!

Depennare le voci della lista: la goduria dei produttivi

Chi va a fare la spesa o le commissioni con una lista, fa un’azione che suscita amore per sé e per tutto l’universo: depenna le voci man mano che ha procurato quanto in elenco.

Non ti girare dall’altra parte e non ridere! Ti vedo!

Quindi alla fine della fiera, io so quanto è stato acquistato anche grazie a questo. Ho una lista di controllo in pratica.

Ora immaginate che sulla lista ci siano scritte tutte le attività che hai svolto durante la giornata e che siano state tutte depennate: questo è quello che oggi mi garantisce ottima performance pur non essendoci né scadenze, né controllori nella mia vita lavorativa. Il controllore sono io.

I vantaggi della lista in sintesi

Ho una lista giornaliera, soprattutto in quei giorni in cui mi alzo un po’ infiacchita dal giorno prima; quello è il giorno in cui la mia lista è meno fitta, ma c’è. Si impara a dosare le energie e a volersi molto bene.

Imparare a fare una lista concede una libertà assoluta di movimento perché insegna a scandire il tempo e a godersi i propri momenti di libertà. Dalla mia lista io so non solo cosa, ma anche quanto dura una determinata attività; e quando mi alzo e penso:

Oddio oggi ho tremila cose da fare!…

mettendole sulla lista diventano 5, per un totale di 3 ore di lavoro netto…

Umberto Eco la chiamava “la vertigine della lista”: la lista fa girare la testa, diceva. Perché vedo le tante cose che ho da fare e perché quando le ho fatte posso misurare la mia capacità di compierle. Ho prima un programma e poi un programma eseguito. Sono stata brava prima nella visione, poi nell’organizzazione, poi nella disciplina.

Vertigine della lista!